Přesunutí nebo zrušení svatby kvůli koronaviru Covid-19

Všichni v tuto dobu čelíme situaci, kterou si ještě před pár měsíci nedovedl představit téměř nikdo. Koronavirus Covid-19 se dotkl již většiny lidí na světě, včetně většiny podnikatelů, firem a dalších. Akce na následujících pár měsíců se ruší, nebo posouvají, ať už kulturní, sportovní či společenské, mezi které patří právě i svatby.

Poslední dny často dostávám dotazy ohledně zrušení, či posunutí nadcházejících svateb, jestli je to nevyhnutelné, co máte dělat, jak k tomu přistupovat. Pokud plánujete svatbu tento rok, věřte, že v tomto období nejistoty vyvstávají na mysli otázky ohledně toho, zda svatbu nechat, nebo přesunout, nejen vám.

Podle odhadů a předpokladů by se situace během 2-3 měsíců měla uklidnit. Jak dlouho bude trvat zákaz konání akcí, nikdo neví přesně. Pokusím se popsat, co v tuto chvíli můžete dělat a jaké máte možnosti.

Zdroj: Yahoo, newlyweds Curtis and Katie Ferland, taken by Karna Roa of KMR Photography

Co se týče svatebních míst i dodavatelů, zaznamenala jsem odlišné přístupy k této situaci. Na jedné straně velice pozitivní a chápající přístup, na straně druhé neochota situaci řešit a vracet zálohy. Záleží tedy na konkrétním svatebním místě a dodavatelích, jak se k tomu postaví.

V tuto chvíli je několik možností, jak stávající situaci řešit (u svateb cca od konce května dál):

  • Nechat svatbu v původně domluveném termínu a čekat, jak se situace během následujících týdnů vyvrbí a potom se rozhodnout.
  • Rovnou najít alternativní datum na léto/podzim a svatbu odložit (posunout).
  • Svatbu snížit na minimální počet hostů, udělat si krásný intimní obřad a udělat afterparty, až se vše vyřeší.
  • Svatbu odložit na rok 2021.
  • Svatbu zrušit.

Osobně se domnívám, že pokud plánujete svatbu na březen, duben či květen, je spíše malá pravděpodobnost, že se svatba bude konat, i když vidím, že hodně snoubenců stále doufá. Naděje umírá poslední, ale určitě je potřeba vše komunikovat se svatebním místem a dodavateli. Zjistěte své možnosti ohledně vyčkávání, odložení svatby, či vrácení záloh, pokud by se svatba konat opravdu nemohla.

V tuto chvíli bych Vám doporučila následující postup:

  • Kontaktujte vaše svatební místo /místa a na rovinu se zeptejte na možnosti a jejich přístup k dané situaci. Některá místa jsou velice otevřená přesunu bez poplatku. Některá místa však svatby přesouvat nebo rušit nechtějí a pokud se tak rozhodnete, trvají na zaplacení stornopoplatku, nebo propadnutí zálohy. Můžou vám tvrdit, že jiné svatby se neruší, že jste výjimka.  Je to velice individuální. Může záležet i na tom, jak mají postavenou smlouvu a zda tam je nějaká zmínka o “vyšší moci”.
  • Zjistěte:
    • termín, dokdy nejpozději se můžete ohledně posunu nebo storna svatby rozmýšlet a čekat, zda se situace nezlepší.
    • jestli je možnost svatbu přesunout na pozdější datum, např. v srpnu/září/říjnu, zda mají ještě nějaké volné termíny. Pokud trváte na sobotě, najít termín může být náročné.
    • jestli si budou za přesun nebo storno svatby něco účtovat.
  • Kontaktujte vaše svatební dodavatele a oddávající a zjistěte, co by se dělo, kdyby se případně svatba posouvala/zrušila, ať víte, na čem jste. Nečekejte že vás kontaktují oni, vezměte to do svých rukou.
    • Dodavatelé jsou ve většině ochotni čekat do poslední chvíle.
    • Pokud chcete svatbu přesunout, když mají v náhradním termínu volno, jsou ve většině ochotni změnu udělat bezplatně.
    • Pokud chcete svatbu přesunout a nemají volno, ve většině si účtují zaplacenou zálohu, tedy stornopoplatek, jako byste svatbu zrušili.
  • Informujte vaše hosty o tom, že situaci monitorujete a co mohou očekávat a jak se k situaci stavíte vy.
    • Můžete se s nimi i pobavit o tom, jak se k tomu staví o ni. Sami víte, jestli jste pozvali spíše mladší hosty, nebo spoustu babiček a těhotných. Tak jako tak, je určitě dobré přistupovat obezřetně i vzhledem k vašim blízkým. Možná by neradi odmítali účast, ale na druhou stranu by mohli mít z účasti strach, pokud plánujete svatbu např. v nadcházejících 3 měsících.
    • Způsob jak s hosty komunikovat: Můžete zvolit nejrychlejší cestu, tedy telefonem / e-mailem, pomocí Vašich webových stránek, případně můžete zpracovat text Vaší grafičkou a zaslat jako přílohu v e-mailu, nebo pokud chcete zachovat vyšší úroveň komunikace s hosty, můžete zvolit tištěnou formu a zaslat informace hostům poštou (podobně jako oznámení).

POKUD CHCETE ČEKAT A UDĚLAT MAXIMUM, ABY SE SVATBA KONALA DLE PŮVODNÍHO PLÁNU, TENTO ROK:

K tomuto přístupu se já osobně přikláním. Pokud cítíte nejistotu ze strany vašich hostů, např. se vás hosté ptají, jak to bude, informujte je o vašem postoji a plánech pokračovat v přípravách a nadále monitorovat situaci. Můžete je ujistit, že je pro vás zdraví hostů na prvním místě, ale věříte, že se situace zlepší a bude možné svatbu bez problému pořádat. (Naprostá většina svatebních míst a dodavatelů je zatím přesvědčena o tom, že od července dál bude již situace stabilizovaná.)

Vzorová zpráva pro hosty může vypadat např. takto:  (rychlý způsob oznámení)

Milá Andrejko, milý Pavle,

Aktuální situace naší svatbě bohužel nepřeje, ale stále věříme, že svatbu budeme moci v našem termínu uspořádat. Rozhodli jsme se pár týdnů čekat, jak se situace vyvine a podle toho se rozhodneme, jak budeme dále postupovat. Zdraví vás, našich nejbližších, je pro nás zásadní, proto situaci budeme monitorovat a budeme vás informovat o dalším průběhu.

Aktuální informace najdete na našich webových stránkách www.luciejakub.cz.

Věříme, že vše bude brzy zase v pořádku a strávíme spolu krásný a nezapomenutelný den.

Lucie a Jakub

POKUD CHCETE SVATBU ODLOŽIT:

Dejte hostům vědět, že se vaše rozhodnutí o odložení svatby nebylo vůbec snadné a že předpokládáte, že to snadné nebude ani pro ně. Že si vážíte jejich pochopení a zároveň se omlouváte za nepříjemnosti, které jim posunutí přinese v souvislosti se změnami jejich plánů (zejména pokud se jedná o zahraniční hosty. Pokud máte již nové datum svatby, ideálně jim rovnou pošlete „RSVP“ formulář, abyste se dozvěděli, jestli s nimi můžete počítat. Nebo se jich samozřejmě můžete zeptat napřímo, zda se svatby zúčastní.

Vzorová zpráva pro hosty může vypadat například takto: (rychlý způsob oznámení)

Milá Andrejko, milý Pavle,

 

Vzhledem k aktuálním událostem a ochraně zdraví nás všech, jsme se rozhodli posunout datum naší svatby na /datum/. Aktuální informace včetně potvrzení účasti najdete také na našich webových stránkách www.luciejakub.cz. Prosíme o vyplnění potvrzení účasti, zda s vámi můžeme v novém termínu počítat. Pokud se nemůžete zúčastnit, ať už z jakéhokoli důvodu, samozřejmě to pochopíme.

Děkujeme za vaši podporu a omlouváme se za nepříjemnosti, které vám odložení může přinést. Věříme, že vše bude brzy zase v pořádku a strávíme spolu krásný a nezapomenutelný den.

Lucie a Jakub

POKUD CHCETE SVATBU ODLOŽIT NA NEURČITO, RESP. ZRUŠIT:

Není nutné hostům zdlouhavě vysvětlovat, proč jste se tak rozhodli. Jistě to pochopí.

Vzorová zpráva může vypadat například takto: (rychlý způsob oznámení)

Milá Andrejko, milý Pavle,

Vzhledem k aktuálním událostem a ochraně zdraví nás všech, jsme udělali velice těžké rozhodnutí a rozhodli se svatbu odložit na neurčito. Až se situace uklidní a vše bude zase v pořádku, budeme vás informovat o dalším postupu.

Děkujeme za pochopení. Přejeme vám pevné zdraví a těšíme se brzy na viděnou.

Lucie a Jakub

Ze strany dodavatelů, svatebních míst i svatebních agentur je určitě snaha svatby pořádat v domluvených termínech, případně v posunutých termínech tento rok. Nyní se celkově ve světě setkáváme s lehkou panikou a strachem, ale věřím, že za pár týdnů už na to budeme nahlížet jinak. Pokud je to možné, NERUŠTE svatby! Pokud si nejste jisti, vyčkávejte jak se situace vyvrbí. Pokud svatbu teď na jaře pořádat nechcete, posuňte ji na léto, na  podzim, při nejhorším na příští rok. Věřím, že většina svatebních míst a dodavatelů se bude snažit vám vyjít vstříc. Vše je o komunikaci.

Buďme pozitivní, toto období pomine a bude zase spoustu důvodů se radovat a užít si  ten nejkrásnější den s vašimi blízkými. Věřte mi, SVATBA STOJÍ ZA TO!

Držím palce všem snoubencům, svatebním agenturám, dodavatelům, subdodavatelům, svatebním místům, čišníkům a vůbec všem z oboru, ať toto období zvládneme všichni překonat bez zásadních ztrát, s minimem starostí a stresu a pokračujeme dále v tak krásné práci a pohodovém bytí, jako doposud.